9 CLAVES PARA GESTIONAR CON ÉXITO UNA ORGANIZACIÓN DEPORTIVA

9 CLAVES PARA GESTIONAR CON ÉXITO UNA ORGANIZACIÓN DEPORTIVA

Luego de un poco más de 10 años de experiencia y más de 3000 horas de consultorías, intervenciones y acompañamientos realizados a diferentes organizaciones deportivas, de recreación, de educación física y actividad física, emprendedores y profesionales del sector del deporte y la recreación, hemos logrado identificar varios aspectos claves que dan cuenta del porqué algunas organizaciones y profesionales obtienen relativo éxito y otras no.

En un sector tan poco desarrollado como el sector del deporte y la recreación, es muy normal encontrar que alrededor del 90% de las entidades deportivas son organizaciones son organizaciones muy pequeñas que no llegan a tener un impacto significativo; si bien es cierto que el factor social del deporte y la recreación es altamente importante para el desarrollo humano, de las comunidades y de la sociedad en general, también es cierto que desarrollar y entregar servicios sociales de calidad tanto en la esfera pública como privada, requiere de una considerable inversión financiera y estructuras administrativa y operativa que permita desarrollar y entregar servicios deportivos y recreativos de calidad. En este contexto es altamente preocupante que las diferentes entidades y organizaciones del sector no cuenten con la capacidad de gestionarse con éxito por las siguientes razones especialmente.

  • Muchas entidades no se conciben como verdaderas empresas (ya sea que se trate de organizaciones sociales, la filosofía y modelos de gerencia empresarial deben estar presentes en la gestión de estas entidades)
  • Baja o nula capacidad de gestión por carencia de conocimiento y habilidades en gerencia del deporte y la recreación (requiere conocimientos especializados y metodologías sui géneris dado que no es igual gestionar una entidad deportiva o recreativa que gestionar una empresa de consumo masivo o de ingeniería
  • Muy escasos recursos de todo tipo para emprender proyectos y programas con impacto significativo.

CLAVES PARA UNA GESTIÓN EXITOSA.

Tomando en cuenta todo lo anterior y basados en nuestra trayectoria como asesores y consultores en gestión deportiva por más de 10 años, hemos elaborado un listado con las 9 claves que nos han parecido más relevantes y que han ayudado a muchas entidades a conseguir el desarrollo suficiente para ser organizaciones de impacto y brindar servicios deportivos y recreativos de calidad.

1. CONOCER A FONDO EL SECTOR DEL DEPORTE Y LA RECREACIÓN

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Aunque para algunos pudiera parecer ilógico, extraño o incluso irrelevante, lo cierto es que la mayoría de los dirigentes deportivos y de recreación conocen muy poco el medio en el que trabajan y se desenvuelven diariamente.

Tanto en los estudios mencionados como en la experiencia práctica, hemos podido constatar que las personas encargadas de dirigir las entidades y las actividades conocen muy poco o casi nada al respecto de las funciones de organismos de nivel superior de las cuales dependen, así  mismo existe un casi nulo conocimiento respecto de las normas y leyes que regulan y ordenan a las entidades del sector, con todas las inconveniencias e irregularidades que esto conlleva, llegando incluso a ejercer acciones ilegales e inconstitucionales . Por otro lado, podemos mencionar que tiene igual importancia la cantidad de oportunidades de desarrollo que se pierden por no conocer los beneficios que muchas organizaciones internacionales brindan a través de programas de ayuda y solidaridad.

Conocer la legislación vigente, conocer la estructura y programas de organismos nacionales e internacionales y crear redes y alianzas institucionales, te ayudará a identificar tus alcances, limitaciones, potenciales beneficios por cooperación y extender tu rango de acción a través del principio del apalancamiento.

2. GESTIONAR Y CUIDAR LA MARCA

3Este es un tema ámpliamente desarrollado y tratado en mercadeo; sin embargo, para ponerlo en términos sencillos, la Organización Mundial de Propiedad Intelectual, avala el concepto de “Marca” como la forma en que los productos o servicios de una persona física o jurídica se identifican y se distinguen con respecto a los de otras. Términos más modernos incluyen definiciones como la huella que un producto o servicio puede dejar en sus consumidores debido a los atributos o características de los mismos. No obstante, ya que el objetivo de este aparte no es entrar en detalle sobre la construcción o creación de una marca, lo que deseamos resaltar sobre este tema son los 3 aspectos que consideramos más relevantes para gestionar exitosamente la marca de una organización. 1.) Un diseño atractivo y bien elaborado; 2.) Estrategias publicitarias sencillas a través de POP y 3.) Construir una marca con la que potenciales socios puedan identificarse. Podrás encontrar mayor información sobre este tema en nuestro curso online de Gestión Deportiva.

3. CUIDA A TUS COLABORADORES

4Contrario a la filosofía de muchas empresas que consideran a sus clientes como su activo más valioso, nosotros en Gerencia Deportiva® consideramos que nuestro activo más valioso son nuestros colaboradores; creemos que así debe de ser, pues son nuestros colaboradores quienes gestionan todos nuestros servicios y a nuestros clientes, creemos que si la empresa cuida de sus colaboradores, ellos cuidarán de los clientes, para nosotros este es uno de nuestros principios más importantes y poderosos. Es por ello que constantemente estamos poniendo en práctica este principio y enseñamos a otros los 3 pilares más poderosos en la gestión del talento humano.

  • Desarrolla el Liderazgo. ¿Qué es lo que hace que una persona quiera seguir a un líder? La respuesta es “Capacidad”. Desarrollar tus capacidades al máximo es la única forma en la que lograrás no solo que tus colaboradores te sigan y te apoyen, sino que también lograrás que ellos desarrollen sus propias capacidades al máximo y las pongan al servicio de la organización.

La capacidad va más allá de las palabras. Es la habilidad del líder de decirlo, planearlo, y hacerlo de tal forma que otros sepan que tú sabes cómo, y sepan que te quieren seguir. – John C. Maxwell –

  • Capacitarse constantemente. “Para mantenerte dirigiendo, mantente aprendiendo”. La única forma de adquirir y mantener tus capacidades es el aprendizaje permanente.
  • Promoción y Reconocimiento. Cuando los seguidores y/o colaboradores son subestimados y no reciben reconocimiento, se desalientan y finalmente dejan de funcionar en todo su potencial. Cuando esto sucede, la organización completa sufre.

4. IMPLEMENTAR NUEVAS TECNOLOGÍAS

5Quizás hayas escuchado en varias versiones diferentes la siguiente frase “Si crees que innovar es demasiado costoso, deberías probar el costo de no hacerlo”. Igual que sucede con la gestión de la marca, solemos creer que innovar a través de implementar tecnologías es demasiado costoso, nuevamente otra mentira más para nuestro acervo. La realidad es que al día de hoy las tecnologías básicas de todo tipo son excesivamente económicas, facilitan el trabajo, agregan valor a la empresa y a los servicios y pone a cualquier organización en la delantera. Implementar un conjunto de herramientas tecnológicas sencillas como páginas web con dominios propios o personalizados, software de gestión deportiva para escuelas o gimnasios y sistemas contables entre otros, resultan bastante económicos gracias a los nuevos modelos en la nube (online) y modelos de licenciamiento anual (SAAS) con lo que puedes ahorrarte el costo de un software potente pagando una simple mensualidad por los servicios adquiridos; bajo estos modelos muchas entidades han logrado adquirir tecnología de punta por solo COP$100.000 pesos mensuales, alrededor de US$30 dolares mensuales, si se lo piensa bien, esto puede costearse con 1 mensualidad pagada por uno de sus usuarios (considerando que este es el costo promedio de una membresía).

5. APROVECHA EL PODER DEL VOLUNTARIADO

6Como lo hemos mencionado en ocasiones anteriores, una de las mejores formas de emprender un proyecto con pocos recursos es a través de la fuerza del voluntariado.

¿Sabías que el 70% de las personas que trabajan en los grandes eventos deportivos en el mundo son voluntarios? Para hacerse a una idea los Juegos Olímpicos de Rio 2016 contaron con la participación de 50.000 voluntarios, los Juegos Panamericanos de Lima 2019 contarán con 19.000 voluntarios. Guardando las proporciones, un evento local pequeño como un festival deportivo barrial o comunal puede llegar a reclutar hasta 50 voluntarios, más que suficientes para encargarse de las múltiples tareas de atender la logística del evento y atención a los participantes. Con el paso del tiempo hemos descubierto que en realidad a las personas les encanta ayudar, especialmente si se sienten identificadas con su propia organización o entidad. Reclutar voluntarios para desarrollar un evento deportivo o recreativo suele ser fácil, casi el 100% de los colaboradores son deportistas y cursillistas afiliados a la entidad, en un buen porcentaje de casos se suman sus familiares; ¿Pero cómo conseguir voluntarios incluso para tareas más complejas? Además de los mismos deportistas y padres afiliados a tu entidad, los centros educativos y estudiantes están buscando constantemente sitios de práctica en todas las áreas, desde marketing y contabilidad hasta fisioterapia y nutrición; esta es una práctica que hemos hecho recurrente en muchas de nuestras intervenciones, se trata de un esquema ganar-ganar o win to win como dicen por ahí, hemos optado por ofrecer nuestras organizaciones como sitios de práctica pre-profesional a estudiantes de últimos años de carrera universitaria a través de contratos de aprendizaje o simplemente convenios de práctica empresarial, en ambos casos el costo de contar con conocimientos profesionales es sumamente bajo, mucho menor en el segundo ejemplo.

6. ORDENAR LA CASA

7Uno de los desafíos más importantes que pueden llegar a enfrentar las organizaciones deportivas en la tarea de conseguir y mejorar sus ingresos financieros, es la intervención de los escenarios deportivos; no cabe duda de que esta es una de las tareas más costosas pero que más influyen a la hora de conseguir recursos económicos, por esto siempre recomendamos considerar las siguientes claves:

  • Invertir en los Escenarios. Escenarios limpios y en buen estado aumentan tus ingresos porque los usuarios y los patrocinadores siempre prefieren empresas con buenas instalaciones (limpias, en buen estado y con servicios públicos de buena calidad y accesibles), por ello siempre vale la pena invertir en mantenimiento aunque el escenario no sea propio, las inversiones que se realizan en mantenimiento preventivo y correctivo siempre se ven compensadas con creces con el aumento de usuarios satisfechos y socios que considerarán invertir en la entidad.
  • Realizar una colecta. “Hacer una vaca” es un término muy Latino para referirse a hacer una colecta, recolección o recaudación cuando los fondos no son suficientes para lograr un objetivo, muchas personas hacen pequeños aportes hasta conseguir la meta, bajo este modelo hemos logrado ejecutar tareas y proyectos que de otra forma serían casi imposibles para muchas organizaciones, considera el siguiente ejemplo. ¿Cuántos usuarios tienes? Una entidad pequeña puede llegar a tener en promedio 100 afiliados, un coliseo mediano puede pintarse con menos de 100 litros de pintura. ¿Crees que tus afiliados los regalarían?
  • Promover el trabajo Colaborativo. Esta es solo otra forma elegante de referirnos al trabajo de los voluntarios. Existen muchas tareas de mantenimiento cuya responsabilidad recae absolutamente en las entidades deportivas que administran los escenarios, en la mayoría de los casos estas tareas no son realizadas por su alto costo, por ejemplo, acciones como limpiar las paredes de 3 piscinas, desinfectar más de 10 baños y baterías sanitarias, resanar o remendar 1.000 M2 de graderías, pintar 500 M2 de paredes, etc. En muchos casos hemos logrado acometer con éxito estos pequeños proyectos solicitando el apoyo de los usuarios y deportistas afiliados. ¿Sabias por ejemplo que en Japón las escuelas son aseadas todos los días por los mismos estudiantes? No es trabajo infantil forzado, esta es una forma de mantener la disciplina y las instalaciones en buenas condiciones, especialmente si en verdad no cuentas con recursos para contratar estos servicios.

7. ESPONSORIZACIÓN, PATROCINIOS Y MECENAZGOS

8Sea cualquiera el término que se utilice en esencia estamos refiriéndonos básicamente a lo mismo, los tan anhelados aportes que se esperan recibir de la empresa privada y que pueden estar representados tanto en dinero en efectivo como en dotaciones e implementos. Sin importar el término este es un gran sueño para la mayoría de las organizaciones deportivas; sin embargo pocas lo logran, a nuestro parecer, porque no han llegado a comprender de qué se trata esta actividad y mucho menos cómo lograr hacerse a ello. Tenemos que confesar que desafortunadamente esta es una de las áreas de consultoría en la que no tenemos buenos porcentajes de éxito, podemos decir también muy a nuestro favor, que el motivo principal es que en la mayoría de los casos las organizaciones no están dispuestas a realizar los cambios y ajustes que se requieren para lograr acceder a patrocinios o mecenazgos, según ellos por considerarlos costosos; cabe anotar en este momento que muchos de dichos ajustes hacen parte de las claves que hemos compartido en este artículo, y que como ya hemos aclarado pueden lograrse a muy bajo costo o en el mejor de los casos totalmente gratis. En nuestra experiencia en negociaciones con potenciales patrocinadores o esponsors para organizaciones, hemos recibido múltiples y valiosas enseñanzas por parte de los empresarios; hemos decidido compartir los tres factores que a nuestro juicio son las mayores causas de éxito y al mismo tiempo de fracaso cuando no se tienen en cuenta.

  • Pensar como patrocinador. Hace mucho tiempo que los patrocinios dejaron de ser un asunto caritativo y de donaciones; ahora es todo sobre el negocio de la publicidad. Por si no lo has notado, en la industria deportiva y de entretenimiento en cualquier disciplina deportiva, las marcas corporativas y de productos de consumo masivo son casi tan protagonistas como los mismos deportistas, basta ver cualquier evento deportivo incluso de menor nivel para notar la presencia de diversas marcas en la indumentaria de los jugadores, impresas en vallas, en backings, en tiquetes de entrada, en recordatorios, en páginas web, entre muchos otros medios. Olvídate de pedir donaciones, las empresas no regalan nada, todos los patrocinios se dan a cambio de publicidad o exposición de marca. Así que piensa bien, ¿si fueras un patrocinador con quién te asociarías?
  • Dar valor a la marca. Basados en lo anterior, queremos resaltar que las empresas que valoran su marca solo se asocian con otras marcas con las que se sienten identificadas y con las que saben que obtendrán el beneficio de la publicidad o exposición de marca; en ese sentido, es natural que los potenciales patrocinadores busquen invertir en organizaciones deportivas o equipos con las siguientes características: A. Con presencia en medios de comunicación (que también puedes conseguir gratis, no nos alcanza el espacio para explicar cómo pero pueden leerlo en nuestro curso online); B. Con una marca solida y atractiva con la que el patrocinador se identifique (por ello es tan importante trabajar en la gestión de la marca) y C. Con un público o usuarios a los que les interese altamente los productos o servicios del patrocinador. Así que uno de nuestros mejores concejos es buscar patrocinios en empresas que tengan productos que tus usuarios y deportistas usarían.
  • Cultivar a los fanáticos. Como resaltamos un poco más arriba, los patrocinadores valoran sobre todo la fanaticada, para el patrocinador llegar con sus productos y su publicidad a muchas más personas será la meta diaria, así que aunque la organización deportiva o el equipo no sean muy famosos deben “enamorar” sus propios seguidores ¿Qué tal tu propio club de fans?. Aprovecha el poder de las redes sociales, mejora las relaciones con el público, pero sobre todo GANA, si, gana mucho, gana todas las competencias posibles, cuanto más aparezcas en los medios mejor, así que tus deportistas tienen mucho que aportar y deben prepararse para ganar si en verdad desean patrocinadores significativos.

8. TENER MENTALIDAD EMPRESARIAL

9Un tema sobre el que hemos escrito bastante, pero que no entraremos a detallar aquí, es el denominador común que tienen la mayoría de las organizaciones deportivas medianas y pequeñas: no se conciben como verdaderas empresas deportivas, empresas en el sentido de visión gerencial, en el sentido de entender que aunque son organizaciones sociales, para funcionar requieren de recursos financieros que solo pueden adquirirse e incrementarse a través del diseño y venta de servicios de calidad, a través de sistemas de gestión financiera, contable y operativa que ayuden a controlar los gastos y maximizar los ingresos, en otras palabras, deben ser gestionadas como un negocio rentable. Teniendo esto presente, nuestra asesoría se enfoca en tres aspectos puntuales para implantar el chip de la Gerencia Estratégica en la entidad.

  • Diseñar un Plan Estratégico. Por supuesto para nosotros este es el primer paso, pues creemos que lograr los anhelos de la organización y dar justo en el blanco no es cuestión de suerte (nunca lo es). Un buen Plan Estratégico lleva a la entidad justo por el camino del éxito, ayuda a identificar y lograr objetivos contundentes; dado que se trata de un proceso estructurado y bien diseñado, los planes estratégicos permiten enfocarse en las áreas de la organización que son verdaderamente importantes para alcanzar las metas propuestas por la misma. Adicionalmente un Plan Estratégico bien elaborado es prácticamente un manual que indica paso a paso cada tarea y cada actividad que se debe realizar para alcanzar el éxito y no morir en el intento.
  • Darlo todo. Esta es nuestra forma de decir que no nos gustan las cosas a medias, creemos que solo los servicios y productos de alta calidad tienen aseguradas las mejores ventas, por esto siempre aconsejamos a las entidades tener el mayor de todos los compromisos posibles con el proceso de organizar la entidad; así como exigimos a nuestros atletas dejarlo todo en la cancha, es necesario que los directivos y colaboradores de la organización den su máximo esfuerzo para lograr la excelencia en todas las áreas de la entidad. Tener éxito en cualquier negocio,
    más que la competencia, solo depende de una cosa, “dar y explotar el máximo potencial de la organización y sus colaboradores”; escatimar en gastos solo permite lograr cosas pequeñas
  • Desarrollar y mantener una Visión. Mucho se ha escrito sobre el poder de tener una visión, que por supuesto no es lo mismo que un tener un sueño, aunque en este tema tampoco ahondaremos hoy, solo diremos que lo más importante que un ser humano o una organización puede llegar a tener en su existencia es “Una Visión”, es decir, tener la claridad de saber hasta donde quiere llegar. Al respecto, un reconocido autor llamado Jhon Maxwell plantea lo siguiente: “Las personas primero aceptan al líder, luego su visión”. Esto quiere decir que las personas solo creerán en ti solo si tu crees en tu causa y estás comprometido con esta, así que las personas solo te seguirán hasta donde vaya tu visión, si no tienes una visión o si no estás comprometido con esta, no sabrás a donde vas, en ese momento las personas también se irán.

9. CONSEJO FINAL

Crea tus propias oportunidades.

Da el siguiente paso. Como ya lo mencionamos antes, contrario a la creencia popular, las grandes oportunidades no dependen de la pura suerte. Ya sea que tengas tu propio negocio, que trabajes por tu cuenta o que trabajes para alguna organización, que logres lo que deseas depende de que te prepares para ello, ya sea que se trate de nuevos proyectos, grandes ideas de negocios o de las personas adecuadas, debes prepararte para atraerlos al lugar correcto, en el momento correcto, incluso para saber qué hacer cuando estas oportunidades se presenten. Así que el mejor consejo que podremos darte hoy es “Capacítate y desarrolla habilidades de Gestión”


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bit.ly/info-gestion-deportiva

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