GESTIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DE ORGANIZACIONES Y EVENTOS DEPORTIVOS

GESTIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DE ORGANIZACIONES Y EVENTOS DEPORTIVOS

SISTEMATIZACIÓN Y GESTIÓN DE LOS PROCESOS DEPORTIVOS DE LA ORGANIZACIÓN

La gran cantidad de información generada en una organización deportiva puede llegar a ser abrumadora, la extensa base de datos de los deportistas asociados, la información de las organizaciones afiliadas, los resultados deportivos históricos de la entidad y de los deportistas a cargo, los programas y planes deportivos anuales, estos y otros datos importantes son una pieza fundamental para tomar decisiones sobre el futuro del deporte y su desarrollo.
La adecuada administración y gestión de la información de todo el proceso deportivo es un aspecto fundamental en la gerencia de cualquier organización deportiva y su éxito depende en gran medida de la capacidad para gestionarla. Con nuestras poderosas herramientas tecnológicas su organización estará en la capacidad de gestionar sus procesos de la manera esperada.

ASESORÍA EN LA ORGANIZACIÓN, GESTIÓN Y OPERACIÓN LOGÍSTICA DE EVENTOS DEPORTIVOS

La fase de gestiones previas a la consecución u organización de un evento deportivo puede resultar en tareas dilativas o entorpecedoras para la dinámica del mismo cuando no se tiene el conocimiento y experiencia suficiente en la administración profesional de eventos; así mismo, el desarrollo del evento requiere de una gran capacidad operativa de difícil implementación en la mayoría de los casos. Nuestros profesionales expertos en Organización de Eventos Deportivos están en capacidad de orientarle desde la elaboración de la propuesta y proyecto del evento hasta la administración de sus áreas y componentes a través de las siguientes tareas de asesoría.

Estudios de viabilidad y factibilidad para diagnósticar y evaluar las posibilidades de una organización, ciudad o territorio de cara a presentar su candidatura para organizar un gran evento deportivo nacional o internacional.

Al momento de presentar su candidatura a la organización de un evento de gran magnitud, la organización deberá presentar toda la documentación exigida por los organismos y federaciones internacionales del deporte, nuestra asesoría consiste en la elaboración del dossier oficial que contenga la documentación exigida, así como el diseño de las estrategias para alcanzar la designación como sede.

Los Planes directores o planes maestros de los eventos deportivos nacionales e internacionales, son documentos de planificación que contienen información sobre la estructura y organización del proyecto así como sus estrategias de organización; el Plan aborda y desarrolla los aspectos técnicos, económicos, deportivos, logísticos, las operaciones complementarias al certamen, el respectivo análisis de riesgos, etc. El Plan servirá para orientar el proceso de organización del evento de manera organizada y metódica una vez haya sido ratificada su sede.

Consiste en la creación de las áreas del evento y sus cargos, conformación de los equipos de trabajo y comisiones, diseño de manuales de funciones y puestos de trabajo, reclutamiento y capacitación del voluntariado. Una vez que se asigna la sede de un evento de gran maginitud, las múltiples tareas y procesos que deben ejecutarse suelen ser abrumadoras. Nuestra asesoría le provee el acompañamiento y orientación necesarios para diseñar de manera eficiente todo el esquema de desarrollo del evento.

Una vez iniciado el proceso de organización de un gran evento deportivo se debe garantizar la correcta administración de los tiempos y recursos planificados; los informes de auditoría le permitirán identificar retrasos, nuevos riesgos, nivel de cumplimiento en tareas a desarrollar y adaptar los planes maestros y las operaciones a las nuevas circunstancias que puedan surgir en el proceso de organización.

SISTEMATIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS Y RECREATIVOS

El control y administración de la información y los procesos relacionados con los eventos deportivos demanda la necesidad de una gran infraestructura y soporte logístico para atender todas y cada una de las tareas requeridas para garantizar el éxito. Nuestras poderosas herramientas de sistematización y control le permiten centralizar todas las tareas y funciones bajo una misma aplicación de fácil manejo. Con nuestro software de gestión usted estará en la capacidad de ejecutar y controlar los siguientes aspectos de la organización de eventos deportivos de cualquier magnitud. Conozca a continuación todas las funcionalidades del Sistema de Gestión Integral de Eventos.

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Creación de un sitio web para cada evento que usted realice, en donde podrá mostrar automáticamente toda la información generada en los principales procesos de su evento deportivo.

Cada sitio web contará con la siguiente información, que se oculta o muestra a voluntad de los organizadores:
ATLETAS:Listado de deportistas participantes en el evento con acceso a la ficha deportiva del participante
NÓMINAS:Listado delas delegaciones deportivas por organizaciones con múltiples opciones de visualización
ESCENARIOS: Visualización delos escenarios registrados en el sistema incluyendo información completa de lo que acontece en el lugar
CALENDARIO Y RESULTADOS:Muestra automáticamente el calendario de competencias planificado por la organización del evento
MEDALLERO:Muestra eldetalle de las medallas obtenidas por cada organización en los diferentes deportes de los juegos, con múltiples opciones de visualización
RECORDS:Se muestran por deporte y en forma automática, lastablas denuevos records junto con la marca técnica correspondiente y el comparativo con el record mundial y record del evento.
ESTADÍSTICAS:Se muestran datos de participación totales, por deporte, por género, por organización, discriminados por roles.
OTRAS SECCIONES: Usted puede diseñar nuevas secciones para incluir noticias, artículos de texto libre, galerías de imágenes, videos y archivos descargables. Todo esto con unos sencillos pasos intuitivos.

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Desde cualquier lugar del mundo y desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

Las inscripciones son una completa herramienta que permite asignar a las organizaciones participantes una contraseña para que accedan al sistema e inscriban sus deportistas, cuerpo técnico, comité ejecutivo y demás personal de apoyo. Adicionalmente, el sistema permite parametrizar el formulario de acuerdo al rol que desempeñen las personas que serán inscritas teniendo en cuenta las políticas del comité organizador del evento. Mediante el módulo de inscripciones es posible controlar de manera sencilla variables como, integrantes máximos y mínimos de deportistas por equipos participantes, número de delegados, entrenadores, fisioterapeutas, fechas de inscripción, fechas de cambios y en general cualquier regla que se pueda presentar en un reglamento deportivo. De igual forma, el sistema permite opcionalmente incluir archivos adjuntos que podrían ser permisos, documentos, contratos, registros civiles, sesiones, préstamos de jugadores, autorizaciones. Todo esto de forma independiente para cada deportista permitiendo que estos documentos se consoliden en una base de datos consultable por el comité organizador del evento en cualquier momento y desde cualquier computador con conexión a internet.

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Diseño de Acreditaciones o Carnets.Nunca antes había sido tan sencillo generar las acreditaciones de un evento.

Este módulo permite la generación automatizada de las acreditaciones o carnets de todo el evento. Estos documentos identificarán al participante durante el certamen para contribuir a la organización y control de acceso a escenarios o recursos de los eventos organizados por usted. Algunas de las condiciones que se pueden parametrizar en las acreditaciones son:

  • Personalización Gráfica para cada Rol
  • Configuración de Información completa de cada participante
  • Definición de accesos, recursos y zonasen dependencia del Rol y sus permisos o limitaciones
  • Formatos en los cuales se desea hacer la generación de acreditaciones
  • Complementos de Seguridad para los archivos a enviar

Ventajas

  • Eliminación de cuellos de botella en el proceso de impresión.
  • Eliminación de congestiones en el proceso de entrega.
  • Control e identificación del personal involucrado en el evento.
  • Optimización del proceso de impresión.
  • Mediante el uso de Hércules® se disminuye la contratación de personal adicional para hacer las acreditaciones manualmente.
  • Eliminación de posibles conflictos generados con los participantes por lentitud en el proceso de entrega.
  • Confiabilidad en los datos que tendría la acreditación.
  • Control de las acreditaciones generadas y entregadas en tiempo real.

accesos

Permite realizar de forma estricta el control de accesos de los participantes, mediante la lectura de acreditaciones por medio de pistolas lectoras de código de barras, estaciones de control de chips o simplemente por medio de la asignación de barras de colores en los carnets.

Este módulopermite definir los lugares por donde el participante puede pasar definiendo un nombre del lugar, asociando una imagen para mostrar en la acreditación y asociando los roles que pueden tener acceso.

Forma de operación:Una vez el participante llegue al punto de control de acceso muestra su acreditación, la persona encargada hace la lectura y el sistema o código le indicará si esta persona está autorizada para seguir o no.

deportes

Generación en forma ágil de la programación de las competencias que se realicen durante los eventos.

Para hacer eventos de primer nivel con un proceso de sistematización impecable ya no es necesario contar con un ejército de ingenieros encargados de manejar información específica del deporte.

Nuestro software permite para cualquier deporte, realizar una sistematización que incluye configuración de fases, sistemas de competencia, gestión de grupos, resultados, reglas de desempate, reglas de clasificación, entre otras características. El Sistemale permitirá definir en cuestión de minutos todo el fixture de competencias para un evento deportivo sin importar el tamaño ni la complejidad de fases o esquemas de competencia que usted como organizador quiera implementar. Todo esto teniendo en cuenta los escenarios y reservas de tiempo disponibles para la organización del evento.

Para cualquier deporte.El Sistema de Gestión de Eventospermite manejar los esquemas de competencia de cualquier deporte. Si el deporte no existe en nuestro listado, o simplemente usted quiere organizar un campeonato de algún tema particular, con nuestro sistemaserá posible. Podrá definir una serie de reglas de campeonato, número fases, normas de clasificación, puntuación y mucho más, el sistema automatizará estos procesos en forma inteligente y usted podrá gestionar su evento fácilmente.

resultados

El módulo de resultados, es una robusta herramienta que le permitirá registrar los resultados en tiempo real, directamente desde el escenario.

Configuración de Indicadores de Competencia.Usted podrá definir indicadores de competencia que le permitirán procesar la información del deporte determinando con precisión el desarrollo de cada campeonato.

Es posible incluir indicadores tradicionales como Goles, Puntos, Sets, Tarjetas Amarillas y Rojas, Splits, Tiempos, etc. También es posible definir nuevos indicadores, no tradicionales como por ejemplo “Juego Limpio”, “Puntualidad” “Actitud Deportiva” o cualquier otro que usted desee crear.

El Sistema de Gestión de Eventos también le permite configurar la forma en como se muestran y como funcionan las siguientes características:

  • Sistema de puntos
  • Tablas de indicadores
  • Publicación y Oficialización de resultados
  • Archivos adjuntos
  • Integración con el sitio web

medallas

En los eventos manejados con nuestro sistema la tabla de medallería se actualiza automáticamente a medida que los resultados son ingresados por cada una de las personas encargadas en cada escenario.

El sistema permite visualizar la tabla de medallería y puntuación con las siguientes características:

  • Resumen de la tabla de medallería
  • Tabla de medallería consolidada
  • Tabla de medallería por organización
  • Tabla de medallería por deporte
  • Tabla de medallería por prueba
  • Acceso directo a la ficha deportiva del deportista

Ventajas

  • Se contará con la información confiable en la tabla de medallería.
  • La información de medallas fluirá muy rápidamente
  • La tabla de medallería se actualizará desde cada escenario o subsede y será alimentada con el trabajo de todos los responsables de cada deporte.

hoteles y transportes

Control de Hoteles

Este módulo permite administrar y distribuir la capacidad hotelera disponible teniendo en cuenta el tamaño de cada delegación deportiva.

Como organizador del evento usted podrá registrar cada uno de los hoteles disponibles por cada una de las sedes en donde se desarrollaran los juegos.

El registro de cada hotel se compone del nombre, dirección, teléfonos, persona de contacto, número de estrellas y capacidad hotelera disponible para el evento.

Las características que permite administrar el módulo son:

  • Asignación de permisos de ingreso a los hoteles
  • Creación de Grupos de huéspedes por hotel
  • Asignación de hoteles por delegaciones
  • Cronograma de entradas y salidas
  • Estadísticas de uso de los hoteles

Control de Transporte

Permite facilitar la logística del transporte interno durante su evento deportivo, optimizando los recursos de transporte con los que cuenta la organización.

Este módulo principalmente permite administrar las siguientes actividades:

  • Registro de Vehículos
  • Registro de conductores
  • Creación de rutas frecuentes
  • Estadísticas

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